¿Qué es esto?
Esta frase proviene del "Libro de los Ritos: Doctrina del Medio". Tiene ocho palabras, pero dice una verdad que la mayoría de la gente ignora:
> Cualquier cosa se puede sostener si estás preparado con antelación; si no estás preparado, colapsarás.
En palabras de hoy:
> No pierdes en el campo de batalla, pierdes en la sala de preguerra.
> No se pierde en la ejecución, se pierde en la preparación.
> Lo que usted considera "improvisación" es en realidad la expresión natural después de la preparación.
Tenga en cuenta que este no es un ejemplo negativo de "los planes no pueden seguir el ritmo de los cambios". No se trata de "planificación", se trata de preparación. La diferencia entre planificación y preparación es: un plan es algo que escribes en papel, mientras que la preparación es algo que grabas en tu cuerpo. La planificación es la asunción del futuro y la preparación es la confianza para afrontar lo inesperado.
Cuando "La doctrina de la media" dice esto, se refiere al autocultivo de un caballero, no para convertirte en director de proyecto, sino para hacerte "mantener firme" en cualquier situación. Puedes mantenerte firme, no porque seas fuerte, sino porque estás preparado.
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¿Por qué es importante?
La mayoría de la gente vive en el mundo con una ilusión: Estoy casi listo y puedo empezar.
Luego dejan caer la pelota en el momento crítico, no porque no sean inteligentes, sino porque piensan que la "preparación" es una pregunta de opción múltiple, no una respuesta obligatoria. Prepararse no es "hacerlo mejor", prepararse es "no hacer nada o morir".
En los veinticinco años transcurridos desde que llegué a Europa, he visto a demasiada gente caer en esta ilusión.
Caso 1: La gira de financiación "bien preparada"
Un empresario me dijo que se preparó para la gira de financiación durante tres meses: cambió 27 versiones del PPT, creó 8 versiones del modelo de datos e incluso contrató a un entrenador de discurso.
El día de la gira, el inversor hizo una pregunta: "¿Qué haría usted si mañana el precio de un producto de la competencia bajara un 30%?"
Quedó atónito. En todos los materiales que preparó, ni una sola página respondió a esta pregunta. Preparó "quién soy yo", pero no "quién soy yo si el mundo cambia".
Tres meses después, recibió dinero de otra organización, no porque su PPT fuera mejor, sino porque preparó treinta "qué pasaría si" antes de la segunda gira.
Esto es un "establecimiento de precaución": la preparación no es preparar lo que desea mostrar, sino prepararse para cosas que quizás no esperaba. En los 25 años que llevo en Europa, el mejor negociador que he visto no es el que tiene mejor elocuencia, sino el que más "sorpresas" ha preparado.
Caso 2: Sala de Emergencias en Florencia
Hay un hospital privado en Florencia que es conocido por su alta tasa de éxito en las cirugías. Le pregunté al cirujano: "¿Cuál es tu secreto?"
Dijo: "Antes de la operación, haremos un 'ensayo', no una operación simulada, sino un accidente simulado. ¿Qué pasa si la cantidad de sangrado supera las expectativas? ¿Qué pasa si la dosis de anestésico no es suficiente? ¿Qué pasa si el equipo falla repentinamente? Hemos preparado tres conjuntos de planes para cada posibilidad".
"¿No sería esto una pérdida de tiempo?"
"Preparar tres conjuntos de planes es una pérdida de una hora antes de la cirugía. No prepararse es una pérdida de vida del paciente".
Esto es "la preparación conduce al fracaso": la preparación no es enemiga de la eficiencia, la preparación es la base de la eficiencia. En los 25 años transcurridos desde que llegué a Europa, el equipo italiano más eficiente que he visto nunca es el más rápido, pero sí el mejor preparado. Su preparación puede parecer "lenta", pero su ejecución nunca da marcha atrás.
Caso 3: El discurso "no preparado"
Hubo un orador de TED que habló tan brillantemente que la audiencia se puso de pie y aplaudió. Alguien le preguntó entre bastidores: "¿Cómo lo haces con tanta naturalidad?".
Dijo: "Lo practiqué trescientas veces".
"¡¿Trescientas veces ?!"
"Sí. No se trata de leer un guión, se trata de hablarle a la pared, hablar con amigos y hablar frente al espejo. Cada vez, me preparo: preparo ojos, preparo pausas y me preparo para las posibles reacciones del público. Esos 18 minutos en el escenario son el resultado de mis 300 preparativos".
Esto es un "establecimiento de precaución": lo que usted cree que es improvisado es toda preparación. Lo que crees que es natural es sólo un ensayo. He estado en Europa durante 25 años y enseño a los estudiantes un principio en la clase práctica de negocios de pblcoach.com: Cada "fácil" que ve la audiencia está detrás de la preparación "no fácil".
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Esto me recuerda al Círculo de Deming y al pensamiento de planes.
Hay dos conceptos en los tiempos modernos, que son exactamente iguales a la frase de "La Doctrina de la Media".
El primero es el ciclo PDCA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) de W. Edwards Deming. Dijo: Cualquier mejora no comienza con el "hacer", sino con la "planificación". Y la planificación no es algo que se hace una sola vez, es cíclica: hazlo, compruébalo, planifica de nuevo, hazlo de nuevo. Un verdadero maestro no es aquel que tiene una gran capacidad de ejecución, sino una gran capacidad de planificación.
El "establecimiento de precaución" de "La Doctrina del Medio" es la versión oriental del PDCA: no es "hacerlo primero y luego hablar de ello", sino "pensarlo bien primero y luego hacerlo". Además, la "preparación" no es una preparación única, sino una preparación continua: como PDCA, preparar, ejecutar, revisar y preparar nuevamente.
El segundo es el "plan de contingencia" en el ámbito militar. El ejército estadounidense tiene un principio: cualquier plan de combate debe incluir tres niveles de preparación: Plan A (situación ideal), Plan B (bloqueo parcial) y Plan C (fracaso total). No es porque sean pesimistas, es porque saben: la única constante en el campo de batalla es el cambio.
Esto es "prevenir o fallar": lo que se prepara no es "lo que sucederá", lo que se prepara es "y si sucede algo más". En los 25 años transcurridos desde que llegué a Europa, los mejores empresarios que he conocido no son los más optimistas, sino los que han preparado los planes más pesimistas.
Aún más interesante es la teoría "pre-mortem" del psicólogo Gary Klein. Dijo: Cuando la mayoría de los equipos toman decisiones, imaginan cómo será el éxito. Pero un equipo verdaderamente eficaz imaginará cómo será el fracaso: "Si este proyecto fracasa, ¿cuál es la razón más probable?" y luego tapar estas lagunas con antelación.
Esto es completamente coherente con lo que dice "La Doctrina del Medio": la "preparación" no se trata de prepararse para ganar, sino de prepararse para no perder. No es necesario prepararse cuando se gana, pero no lo suficiente cuando se pierde.
> La suerte que crees que es inevitable una vez que los preparativos están en marcha.
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¿Cómo hacerlo?
1. Antes de hacer cualquier cosa, pregúntese: "Si esto falla, ¿cuál es la razón más probable?"
La cuestión no es "cómo tener éxito", sino "cómo fracasar". Este es el método de ensayo de Gary Klein.
"¿Quieres recaudar fondos?" → "Si los inversores dicen que no, ¿cuál es la razón más probable?" (¿La valoración es demasiado alta? ¿El mercado es demasiado pequeño? ¿El equipo no es lo suficientemente fuerte?)
"¿Se va a lanzar un producto?" → "Si los usuarios no lo compran, ¿cuál es el motivo más probable?" (¿Funcionalidad incorrecta? ¿Precio incorrecto? ¿Promoción inadecuada?)
"¿Vas a tener una reunión?" → "Si la reunión no logra sus objetivos, ¿cuál es la razón más probable?" (¿La agenda no está clara? ¿Las personas clave no están presentes? ¿No hay suficiente tiempo?)
He estado en Europa durante 25 años y enseño a los estudiantes un principio en la clase práctica de negocios de pblcoach.com: La preparación no se trata de prepararse para el "mejor de los casos", sino de prepararse para el "peor de los casos". El mejor de los casos no requiere preparación, el peor de los casos sí.
2. Prepare tres planes, no uno
Un plan es el juego, los tres planes son la estrategia.
- Plan A: El camino ideal: todo sucede como se esperaba.
- Plan B: Parcialmente bloqueado: se espera que la mitad suceda, la otra mitad requiere ajuste.
- Plan C: fracaso total - empezar de cero, necesita el Plan B del Plan B.
En los 25 años transcurridos desde que llegué a Europa, he conocido a los mejores negociadores, los mejores oradores y los mejores empresarios; todos tienen una cosa en común: Lo que preparan no es "qué voy a decir", sino "si la otra parte dice esto, qué responderé; si la otra parte dice aquello, qué responderé; si la otra parte no dice nada, qué haré". Tres conjuntos de planes, no tres conjuntos de PPT, sino tres conjuntos de preparativos psicológicos.
3. Convierta la preparación en una "lista" en lugar de una "memoria"
El cerebro humano olvida, las listas no. Los pilotos no miran su memoria antes de despegar, miran su lista de verificación. El médico no mira el recuerdo antes de la operación, sino la lista.
Preparar una lista de verificación no es un proceso burocrático, es una red de seguridad. Después de venir a Europa durante 25 años, descubrí que los mejores equipos tienen una costumbre: Escriben una lista de preparativos para escenarios de alta frecuencia y la publican en la pared. No porque no puedan recordarlo, sino porque la lista de verificación elimina la ilusión de "Pensé que estaba preparado".
¿Qué debería estar en tu lista?
-¿Se ha contactado a las personas clave?
-¿Se han verificado los datos clave?
- ¿Has pensado en lo peor?
- ¿Está listo el Plan B?
- ¿Estás en buena condición física? (La mayoría de la gente ignora esto)
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¿cuando?
"Todo se hace por adelantado" no es una terminología profesional para la gestión de proyectos, es el pensamiento subyacente que puedes utilizar hoy en día:
Cuando te sientas "casi listo" - Pregúntate: "Si mañana nada sucede como esperaba, ¿estoy preparado?" Casi, pero mucho peor.
Cuando tenga que tomar una decisión importante, no se apresure a firmar. Primero duerme un poco y vuelve a mirar al día siguiente. No se trata de retrasar, se trata de dar más tiempo para prepararse. Muchas decisiones equivocadas ocurren cuando nos apresuramos "demasiado".
Cuando te enfrentes a una situación inesperada, no reacciones apresuradamente. Pregúntese primero: "¿Pensé en esta situación cuando me estaba preparando?" Si lo piensas, sigue el plan. Inesperadamente, me dije: "Está bien, pensaré en esto la próxima vez que me prepare".
Cuando envidies el "buen desempeño en el acto" de otra persona - No envidies su "en el acto", pregunta por su "preparación". Sus 18 minutos de emoción en el escenario fueron 180 horas de preparación fuera del escenario. Lo que ves es "rendimiento", lo que no ves es "preparación".
Cuando estés listo para rendirte - Pregúntate: "¿Estoy realmente lo suficientemente preparado? ¿O simplemente estoy cansado de la preparación?" La mayoría de las personas fracasan porque están completamente preparadas o porque no están lo suficientemente preparadas y luego se dicen a sí mismas: "Hice lo mejor que pude".
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¿Dónde?
La regla de esta frase es aplicable en todas partes.
En psicología, el efecto ensayo (Mental Rehearsal) ha sido confirmado por un gran número de estudios: los atletas ensayan acciones en sus mentes, lo que tiene un efecto similar al entrenamiento real. Cuando un pianista toca mentalmente, activa las mismas áreas del cerebro que cuando toca realmente. Ésta es la versión científica de la "Preparación": la preparación no es una pérdida de tiempo, la preparación en sí misma es entrenamiento.
En la gestión de proyectos, el Método de la ruta crítica (CPM) y la gestión de riesgos son herramientas fundamentales. Un buen director de proyecto no pregunta "¿Se completó la tarea?" Pregunta "¿Están preparados los riesgos?" Cuando Boeing fabrica aviones, tiene tres conjuntos de planes de proveedores para cada pieza. No es porque no confíen en el proveedor principal, es porque lo saben: si no lo hacen, fracasarán.
En los negocios, el "seis páginas" de Amazon es la mejor práctica. Bezos exige un memorando de seis páginas antes de cualquier decisión importante; no es una formalidad, sino una preparación obligatoria. En las seis páginas que escribes tienes que pensar: ¿Cuál es el objetivo? ¿Cuáles son los riesgos? ¿Qué respaldan los datos? Si no estás preparado, no podrás escribir ni siquiera seis páginas. Se trata de la institucionalización del "establecimiento de precaución".
En los deportes, la leyenda del tenis Nadal tiene una costumbre famosa: antes de cada partido, pasa 30 minutos sentado solo en el vestuario, sin descansar, sino ensayando todo el partido en su mente. Cada servicio, cada devolución, cada posible reacción de tu oponente. No se está "relajando", se está "preparando". Prepárate hasta que tu cuerpo lo crea, y luego lo creerás de verdad cuando subas al escenario. Esto es un "establecimiento de precaución": la preparación no es comodidad psicológica, sino preparación fisiológica.
En las empresas familiares italianas, el secreto de la herencia de tres generaciones no es "aprovechar la oportunidad" sino "prepararse para la herencia". Llevo 25 años en Europa y he visto la empresa italiana más longeva. Los jefes pasarán diez años preparándose antes de la entrega, no para preparar "a quién se entregará la empresa", sino para prepararse para "hacer que la empresa funcione sin mí". Cultivan sucesores, establecen sistemas y precipitan procesos. Cuanto mejor preparado estés, más tranquilo será el traspaso. "Falta de preparación o fracaso": la herencia sin preparación es la destrucción de la riqueza.
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Resumen de una oración
> La suerte que crees que es inevitable una vez que los preparativos están en marcha.
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Este artículo fue escrito originalmente por el entrenador Liu. Indique la fuente al reimprimir.